Membina Budaya Organisasi yang Dipercayai, Berakauntabiliti dan Berdaya Tahan

Dalam persekitaran organisasi yang semakin kompleks, integriti dan pematuhan tidak lagi boleh dilihat sebagai tanggungjawab eksklusif unit integriti, audit atau perundangan. Kedua-duanya merupakan asas kepada bagaimana sesebuah organisasi membuat keputusan, mengurus sumber, melaksanakan tanggungjawab dan membina kepercayaan dengan pihak berkepentingan.

Organisasi yang mempunyai banyak polisi tetapi tidak mempunyai budaya integriti yang kukuh tetap terdedah kepada salah laku. Sebaliknya, organisasi yang mempunyai warga kerja berintegriti tetapi tidak disokong oleh sistem kawalan dan pematuhan yang baik juga berisiko membuat keputusan yang tidak konsisten. Justeru, integriti dan pematuhan perlu bergerak seiring.

Integriti: Melakukan perkara yang betul

Integriti pada asasnya merujuk kepada kejujuran, amanah, ketelusan dan konsistensi antara nilai, perkataan dan tindakan. Ia bukan sekadar mematuhi peraturan kerana takut dikenakan tindakan, tetapi melakukan perkara yang betul walaupun tiada siapa yang memerhati.

Dalam konteks organisasi, integriti dapat dilihat melalui perkara yang kelihatan kecil tetapi mempunyai kesan besar, bagaimana seseorang mengurus konflik kepentingan, menerima hadiah atau hospitaliti, menggunakan aset organisasi, mengurus maklumat sulit, membuat keputusan perolehan atau berinteraksi dengan pihak luar.

Budaya integriti terbentuk apabila warga organisasi memahami bahawa “apa yang betul” lebih penting daripada “apa yang mudah”.

Pematuhan: Memastikan perkara yang betul dilakukan dengan cara yang betul

Jika integriti ialah kompas moral organisasi, pematuhan pula merupakan sistem yang membantu organisasi kekal berada di landasan yang betul.

Pematuhan merangkumi pematuhan kepada undang-undang, peraturan, polisi, prosedur, kontrak, standard dan komitmen etika yang berkaitan dengan operasi organisasi. Ia termasuk aspek seperti kewangan, perolehan, keselamatan maklumat, perlindungan data, keselamatan dan kesihatan pekerjaan, alam sekitar serta pencegahan rasuah.

Kerangka seperti ISO 37301:2021 menunjukkan bahawa pengurusan pematuhan perlu dilihat secara sistematik, berasaskan risiko dan disokong oleh kepimpinan serta penambahbaikan berterusan.

Namun begitu, pematuhan tidak seharusnya menjadi budaya “tick-box”. Matlamat sebenar bukan sekadar memastikan borang lengkap atau prosedur dipatuhi, tetapi memastikan keputusan yang dibuat benar-benar bertanggungjawab dan boleh dipertahankan.

Cabaran sebenar: Jurang antara polisi dan amalan

Salah satu cabaran terbesar organisasi ialah jurang antara apa yang tertulis dalam polisi dengan apa yang berlaku dalam realiti.

Sesebuah organisasi mungkin mempunyai kod etika, polisi antirasuah, polisi konflik kepentingan dan prosedur perolehan yang lengkap. Namun, jika pekerja tidak memahami tujuan polisi tersebut, latihan hanya dilakukan secara formaliti, pelanggaran kecil dibiarkan atau pemimpin sendiri tidak menunjukkan contoh yang baik, maka sistem tersebut akan kehilangan keberkesanannya.

Budaya “tidak mengapa” merupakan antara risiko yang paling berbahaya. Pelanggaran kecil yang dibiarkan boleh menjadi kebiasaan. Kebiasaan pula boleh berkembang menjadi budaya, dan budaya yang salah akhirnya boleh menghasilkan salah laku yang lebih serius.

Kepimpinan menentukan budaya

Dalam membina budaya integriti, kepimpinan mempunyai pengaruh yang paling besar.

Tone from the top bukan sekadar kenyataan bahawa organisasi “tidak bertolak ansur terhadap rasuah”. Ia perlu diterjemahkan melalui keputusan dan tindakan pemimpin.

Sebagai contoh, adakah individu berprestasi tinggi tetap dikenakan tindakan apabila melanggar prinsip? Adakah proses perolehan kekal telus apabila melibatkan pihak yang mempunyai hubungan dengan pengurusan? Adakah konflik kepentingan diisytiharkan walaupun ia boleh menjejaskan kepentingan seseorang?

Apabila pemimpin menunjukkan bahawa integriti mempunyai nilai yang sama penting dengan prestasi, keuntungan dan pencapaian sasaran, mesej tersebut akan mengalir ke seluruh organisasi.

Kenal pasti risiko sebelum ia menjadi masalah

Pendekatan moden terhadap integriti dan pematuhan perlu bermula dengan pengurusan risiko.

Organisasi perlu mengenal pasti kawasan yang mempunyai risiko lebih tinggi seperti perolehan, pembayaran, kelulusan, pemberian lesen, pengurusan vendor, pengambilan pekerja, penggunaan aset dan interaksi dengan pihak berkepentingan.

Persoalan penting bukan sekadar “adakah kita mempunyai prosedur?”, tetapi:

Di manakah ruang untuk salah laku berlaku?
Siapa yang mempunyai kuasa membuat keputusan?
Apakah konflik kepentingan yang mungkin timbul?
Apakah kawalan yang boleh mengurangkan risiko tersebut?

Kawalan juga perlu sepadan dengan risiko. Terlalu sedikit kawalan boleh membuka ruang kepada salah laku, manakala terlalu banyak kawalan pula boleh menghasilkan birokrasi yang tidak produktif.

Whistleblowing: Membina ruang untuk bersuara

Organisasi yang sihat bukan organisasi yang tiada aduan. Sebaliknya, organisasi yang sihat ialah organisasi yang mempunyai mekanisme untuk mendengar, menilai dan bertindak terhadap kebimbangan yang munasabah.

Saluran pelaporan atau whistleblowing perlu mudah diakses, dipercayai dan dilindungi. Pekerja perlu yakin bahawa mereka boleh melaporkan salah laku tanpa takut kepada tindakan balas.

Pada masa yang sama, laporan perlu dikendalikan secara profesional, sulit, adil dan berasaskan fakta. Prinsip keadilan perlu diberikan kepada semua pihak bukan sahaja kepada pemberi maklumat, tetapi juga kepada individu yang menjadi subjek laporan.

Teknologi dan AI: Peluang baharu, risiko baharu

Transformasi digital turut mengubah landskap integriti dan pematuhan. Analitik data, automasi dan kecerdasan buatan (AI) boleh membantu organisasi mengenal pasti pola transaksi luar biasa, konflik kepentingan, ketidakpatuhan berulang dan risiko operasi dengan lebih pantas.

Namun, teknologi juga membawa risiko baharu seperti penyalahgunaan data, kebocoran maklumat, keputusan algoritma yang tidak telus, deepfake, manipulasi dokumen dan penggunaan AI tanpa kawalan.

Oleh itu, prinsip integriti perlu turut diterapkan dalam penggunaan teknologi. Organisasi perlu mempunyai garis panduan yang jelas mengenai data, keselamatan, akauntabiliti, ketelusan dan penggunaan AI secara bertanggungjawab.

Daripada “compliance culture” kepada “integrity culture”

Matlamat akhir bukan sekadar mewujudkan budaya pematuhan, tetapi membina budaya integriti.

Dalam budaya pematuhan semata-mata, seseorang mungkin bertanya:

“Adakah perkara ini dibenarkan?”

Dalam budaya integriti, soalan yang lebih penting ialah:

“Walaupun ia dibenarkan, adakah ia benar, wajar, telus dan boleh dipertanggungjawabkan?”

Perbezaan kecil ini mempunyai implikasi yang besar terhadap cara organisasi membuat keputusan.

Enam tonggak organisasi berintegriti

KEPIMPINAN → RISIKO → KAWALAN → MANUSIA → PELAPORAN → PEMANTAUAN

Kepimpinan menetapkan nada. Pengurusan risiko mengenal pasti kerentanan. Polisi dan kawalan mengurangkan risiko. Manusia membentuk budaya. Saluran pelaporan menyediakan mekanisme untuk bersuara. Pemantauan pula memastikan sistem terus berfungsi dan diperbaiki.

Kesemua elemen ini perlu bergerak sebagai satu ekosistem.

Kesimpulan

Integriti dan pematuhan bukan sekadar mekanisme untuk mengelakkan organisasi daripada dikenakan tindakan undang-undang atau reputasi tercalar. Ia merupakan aset strategik yang menentukan tahap kepercayaan, kredibiliti dan daya tahan sesebuah organisasi.

Organisasi yang benar-benar berintegriti tidak menunggu sehingga berlaku skandal untuk bertindak. Ia membina sistem, manusia dan budaya yang mampu mencegah salah laku sebelum ia berlaku.

Pada akhirnya, integriti bukan tentang siapa yang sedang melihat kita. Integriti ialah tentang siapa kita apabila tiada siapa yang melihat.

Dan pematuhan pula memastikan prinsip tersebut diterjemahkan secara konsisten dalam setiap keputusan dan tindakan.

Prinsipnya mudah: buat perkara yang betul, dengan cara yang betul, walaupun tiada siapa yang memerhati.